Tổ chức hoạt động 5S

｜Tổ chức

Mọi người thành lập các tổ chức vì có những việc không thể thực hiện bởi một cá nhân đáp ứng các nhu cầu cụ thể của xã hội, cộng đồng hoặc cá nhân khác.

Mỗi tổ chức thực hiện các hoạt động khác nhau trong xã hội để hoàn thành các mục tiêu cụ thể của riêng mình.

Nói cách khác, nếu có một cá nhân hoặc vấn đề nào đó tồn tại gây trở ngại cho mục đích hoạt động của tổ chức, nhưng tổ chức không thay đổi vẫn tiếp tục duy trì tình trạng trên sẽ ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài.

Ba yếu tố để một tổ chức đạt được mục đích của mình là: (1) các cá nhân tham gia có cùng mục đích (mục đích tổ chức); và (2) Có mong muốn đóng góp cho tổ chức đó; đạt được mục tiêu (sẵn sàng đóng góp) và có thể giao tiếp phù hợp (3) mọi lúc để đạt được điều này (chia sẻ thông tin). 

Ngoài ra, văn hóa tổ chức là những giá trị được chia sẻ được ngầm bắt nguồn trong khi thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu.

｜Hoạt động 5S

Tại Benkan Việt Nam, chúng tôi đang nỗ lực thiết lập "hoạt động 5S" như một phần văn hóa tổ chức của mình. "Hoạt động 5S" được tạo thành từ chữ cái S đầu tiên của năm từ: "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn sàng".

Ý nghĩa của 5S như sau "Làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch đẹp, tiện nghi sẽ giúp tinh thần của người lao động thoải mái và làm việc sẽ dễ dàng hơn.'' Cũng có thể nói đó là một thói quen “tự nhiên” mà chúng ta đã được dạy từ khi còn nhỏ.

■Sàng lọc

Đó là hành động phân loại những đồ vật cần thiết và không cần thiết và vứt bỏ hoặc thu dọn những đồ vật không cần thiết.

Bạn sẽ chỉ có những vật dụng cần thiết ở nơi làm việc của mình và bạn sẽ có thể ngăn ngừa các tai nạn như té ngã vì sẽ không có vật cản.

■Sắp xếp

Là việc sắp xếp những thứ cần thiết một cách có trật tự và ghi rõ ràng để mọi người có thể hiểu được.

Bạn có thể xem nhanh cái gì ở đâu và bạn có thể cải thiện hiệu quả công việc của mình. 

■Sạch sẽ

Vệ sinh là để giữ cho mọi thứ sạch sẽ, không có bụi bẩn.

Một nơi làm việc sạch sẽ sẽ khiến nhân viên và khách hàng đến thăm cảm thấy thoải mái. 

■Săn sóc

Vệ sinh là giữ cho mọi thứ luôn sạch sẽ, không có bụi bẩn.

Điều quan trọng là phải luôn duy trì trạng thái này chứ không chỉ tạm thời khi sắp xếp, dọn dẹp hoặc dọn dẹp.

Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, ngăn ngừa tai nạn, cải thiện môi trường làm việc và nâng cao nhận thức. 

■Sẵn sàng

Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt.

Nói cách khác, chúng tôi tạo ra một hệ thống và đào tạo tất cả nhân viên làm mọi việc từ phân loại, dọn dẹp, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.

Nếu điều này được thực hiện triệt để, 5S sẽ trở thành một phần của văn hóa tổ chức.

｜Tăng cường quyền lực của tổ chức

Tổ chức là một nhóm người cùng đóng góp để được một mục đích chung cụ thể.

Tuy nhiên, trên thực tế, không dễ để duy trì được thói quen, nề nếp tốt và tiếp tục thực hiện một cách triệt để.

Điều quan trọng là hãy tạo thói quen làm những việc cần làm hoặc không làm những việc không nên làm.

Bằng cách biến nó thành thói quen, bạn sẽ có thể tiếp tục thực hiện nó một cách tự nhiên mà không cần suy nghĩ về nó.

Chúng tôi tin rằng điều này cũng sẽ dẫn đến sức mạnh tổ chức mạnh mẽ hơn.

Người ta nói rằng có những đặc điểm nhất định của nơi làm việc nơi các hoạt động 5S được thiết lập tốt.

① Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng biết trạng thái của công việc, kế hoạch và tiến độ.

② Nơi làm việc được dọn dẹp sạch sẽ và tạo cảm giác sạch sẽ.

③ Có hệ thống để nhân viên tuân thủ 5S.

④ Nhân viên năng động, vui vẻ.

⑤ Tất cả nhân viên đều có thể giải thích định nghĩa 5S.

⑥ Các sự kiện hoạt động 5S được tổ chức thường xuyên.

Từ những điều trên, việc biến các hoạt động 5S trở thành một phần của văn hóa tổ chức, chắc chắn sẽ củng cố sức mạnh của tổ chức, vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục thực hiện các hoạt động 5S thông qua các hoạt động liên tục.